เรื่องการเงินเป็นเรื่องใหญ่สำหรับทุกคน โดยเฉพาะเจ้าของธุรกิจ / Startup แบบพวกเราที่ต้องจัดสรรเงินมาคอยดูแลในแต่ละส่วนของกิจการ รวมถึงตรวจเช็คเงินเข้า-ออกแทบทุกบาททุกสตางค์ การเลือกใช้บริการที่มีค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะแบบที่ต้องจ่ายทุกเดือน กลายเป็นปัญหาว่าเราจะมี Fixed Cost เพิ่มขึ้นในการรันธุรกิจตัวนี้
ปัจจุบันนักธุรกิจส่วนใหญ่มักจะมี Smartphone เป็นแก็ดเจ็ตประจำตัวกันอยู่แล้ว แต่หลาย ๆ คนกลับไม่รู้ว่า Smartphone ที่เราซื้อมาสามารถช่วยให้ชีวิตเจ้าของธุรกิจ SMEs, Startup อย่างเราประหยัดเงินไปได้เป็นพัน ๆ หมื่น ๆ บาทต่อเดือนเลยทีเดียว
ในบทความนี้เราจะมารู้จักกับ 5 แอพเด็ดที่ใช้งานฟรี ที่คนทำธุรกิจควรมีติดเครื่องกันครับ ซึ่งผมได้เลือกแอพที่ดีที่สุดในแต่ละหมวดหมู่มาให้แล้ว
1. แอพสำหรับแชท – Telegram
ปัจจุบันเวลาพูดถึงแอพแชท เราชอบนึกถึง LINE กันใช่ไหมครับ ซึ่งในความคิดเห็นของผม LINE ค่อนข้างเหมาะสมกับการคุยกับลูกค้า เพราะมีคนใช้เยอะ แต่ถ้าจะคุยกันในทีมทำงานจริง ๆ ผมจะแนะนำแอพชื่อ Telegram ครับ
Telegram เป็นแอพแชทที่ใช้บริการได้ฟรี รองรับทุก Platform (หรือจะเล่นบนเว็บยังได้ โดยที่ LINE ยังทำไม่ได้ครับ) ซึ่งมีฟีเจอร์เด็ด ๆ น่าใช้ดังนี้:
- ข้อความไม่มีวันหาย รูปและไฟล์ที่ส่งก็ไม่มีวันลบ ทุกอย่างเก็บอยู่บน Cloud ของ Telegram ที่ไม่จำกัดพื้นที่ สามารถเสิร์ชได้ ย้อนกลับไปโหลดได้แม้แต่ไฟล์ที่ส่งเมื่อปีที่แล้ว
- ส่งรูปแบบ Hi Resolution ได้ (ถ้าแอพทั่วไปเวลาส่งรูปจะถูกบีบอัด – ลดขนาดทำให้ไม่ได้ไฟล์เต็ม ต้องเอารูปมา ZIP ก่อนส่ง) เหมาะมากเวลาส่งงานพวกกราฟฟิก
- เราสามารถ Forward รูป / ไฟล์จากคนหนึ่งไปให้อีกคนหนึ่งใน Telegram ได้ทันทีในคลิกเดียว ไม่เสียเวลาโหลดมาใส่ในเครื่องแล้วส่งใหม่อีกรอบ
- สร้างกรุ๊ปพูดคุยได้ สูงสุด 5,000 คนต่อกรุ๊ป สามารถ Private Chat ได้ (ข้อความจะถูกส่งแบบ P2P ปลอดภัยมาก)
- หรือถ้าใครคิดถึง Sticker ในไลน์ แอพนี้ก็มี Sticker ให้ใช้ โหลดฟรีทั้งหมดอีกด้วย
2. แอพสำหรับจด To Do List – Wunderlist
ในการทำธุรกิจ เรามักจะยุ่งอยู่กับการ Multi-tasking และมีปัญหาให้แก้ไขอยู่เต็มไปหมด ซึ่งเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะจำได้หมดว่าต้องทำอะไรบ้าง เพราะฉะนั้นจึงควรมีแอพจด To Do List อยู่ข้างกาย เวลามีอะไรใหม่ ๆ ก็จดลงเลย หรือต้องทำอะไรตอนไหนก็ตั้งเวลาเตือนไว้ จะได้ไม่ลืม แอพที่ผมแนะนำคือ Wunderlist ครับ
Wunderlist เป็นแอพจด To Do List ใช้ฟรี ที่ความสามารถอลังการมาก รองรับทุก Platform แม้แต่ Web หรือ Apple Watch โดยมีฟีเจอร์เด็ด ๆ ดังนี้:
- แอพหน้าตาสวยงาม สามารถเปลี่ยนสี เปลี่ยนพื้นหลังได้ตามใจชอบ
- สร้าง To Do List โดยแบ่งตามโปรเจคได้ (ใน Wunderlist เราจะเรียกว่า List)
- สามารถแชร์ List ให้กับคนอื่นที่ใช้ Wunderlist ได้ด้วย เหมาะมากเวลาทำงานเป็นทีม
- มี Notification ทั้งทางอีเมล และ Push Notification บนมือถือ สามารถตั้งเวลาเตือนสำหรับแต่ละ Task ได้เลย
- แต่ละ Task สามารถ Comment โต้ตอบกันได้ในทีม แนบรูปในคอมเมนต์ก็ทำได้ สะดวกสุด ๆ
3. แอพสำหรับจัดการโปรเจคในทีม – Asana
ตัว Wunderlist จะเหมาะกับงานสั้น ๆ ที่ต้องการความรวดเร็ว แต่ในบางโปรเจคที่สเกลใหญ่เราก็ต้องการฟีเจอร์ที่มากกว่า เช่น Calendar view มุมมองแบบปฏิทินที่จะช่วยให้เราเห็นงานในภาพรวมได้ง่าย ซึ่งในกรณีนี้ ขอแนะนำ Asana เลยครับ
Asana เป็นแอพ Project Management ใช้ฟรี ที่ใช้กันมาหลายปีแล้ว เพราะฟีเจอร์ถือว่าเด็ดมาก ๆ ครับ แถมรองรับทุก Platform:
- เมื่อก่อนหน้าตาจะดูน่าเบื่อ แต่ตอนนี้เพิ่งมีการ Rebrand ครั้งใหญ่ไป สีสันสดใสน่าใช้งานมากขึ้นเยอะครับ
- แบ่งงานเป็น Project ได้ และในแต่ละโปรเจคแบ่งย่อย ๆ เป็น Section ได้อีก
- สามารถอัพโหลดไฟล์ใส่ Asana ได้ หรือแชร์จาก Google Drive, Dropbox ก็ได้
- มีการส่ง Notification ไปที่อีเมลของแต่ละคนอัตโนมัติ เวลามี Task ใหม่ ๆ หรือมีการพูดคุยกันใน Task
- มี Calendar View ในการดูสรุป Project แบบรวดเร็วว่าวันไหนต้องทำอะไรบ้าง
- Integrate กับ Dropbox, Slack, Google Drive, Github etc.
4. แอพสำหรับเก็บบทความไว้อ่านยามว่าง – Pocket
คนทำธุรกิจอาจจะมีภารกิจรัดตัวหรือไม่ค่อยมีเวลาว่างมาหาความรู้เพิ่มเติมกันครับ มักจะมีเวลาว่างแค่ช่วงระหว่างเดินทาง ระหว่างรอลูกค้ามากกว่า ซึ่งบางทีเราเจอบทความที่มีประโยชน์มาก ๆ แต่ตอนนั้นไม่มีเวลาอ่าน จนสุดท้ายลืมไปเลย เลยอยากแนะนำแอพ Pocket ที่ผมใช้มาแล้วหลายปี
Pocket เป็นแอพช่วยเก็บบทความไว้อ่านในภายหลัง รองรับการอ่านทั้งบน Web, Tablet, และ Smartphone มีฟีเจอร์เด็ด ๆ น่าสนใจดังนี้ครับ:
- Save บทความจากไหนก็ได้ จะเข้าเว็บ Pocket ไปแปะลิงค์ หรือใช้ Add-on บน Browser เลยก็ได้ หรือถ้าบนมือถือเราก็สามารถกด Save to Pocket ได้เลยในปุ่มเดียว
- สามารถเปิดบทความดูจากที่ไหนก็ได้ โดยเฉพาะบนมือถือ Pocket จะเซฟบทความมาแต่ตัวหนังสือ ให้เราเปิดอ่านได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องต่อ Internet เลย
- บทความที่อ่านแล้วสามารถ Archive ไว้เพื่อกลับมาหาข้อมูลได้ กรณีที่ต้องการนำไปใช้อ้างอิงต่าง ๆ
5. แอพสำหรับอ่านอีเมล – Inbox by Google
ปฏิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบันถ้าไม่ได้คุยธุรกิจผ่านโทรศัพท์ ก็มักจะคุยผ่านทางอีเมลกัน บางครั้งอีเมลเราก็มีทั้งที่คุยกับลูกค้า พาร์ทเนอร์ และรับข่าวสารจากเว็บไซต์ต่าง ๆ มากมาย จนวันหนึ่งรับเป็นสิบ ๆ อีเมลอ่านไม่ทัน แถมจัดการได้ยากว่าอีเมลไหนต้องตอบ ไม่ต้องตอบ ขอแนะนำแอพ Inbox by Google ที่จะช่วยให้เราจัดการอีเมลได้ง่ายขึ้นเยอะครับ
Inbox เป็นแอพของ Google ที่เชื่อมกับ Gmail อีกที ใครใช้ Gmail หรือ Google Apps อยู่แล้วก็ติดตั้งแล้วใช้ได้เลยครับ สามารถใช้ได้ทั้งบนมือถือและบนเว็บไซต์ มีฟีเจอร์น่าสนใจดังนี้ครับ:
- แบ่งอีเมลเป็นหมวด Promotion, Purchases, Finance etc. ให้โดยอัตโนมัติ ปกติใน Gmail บางคนอาจจะเคยเห็นแท็บแบ่งอยู่แล้ว แต่ใน Inbox เขารวบมาแยกเป็นกล่อง ๆ ให้คลิกเลย
- บางอีเมลที่อ่านแล้วไม่ต้องตอบ เช่น พวกอีเมลแจ้งข่าวสาร หรือโปรโมชั่น ก็ปัดขวาเก็บเมลออกไปได้เลย ไม่เกะกะหน้าจอ แถมปัดทั้งกรุ๊ปได้ด้วย
- บางอีเมลที่อ่านแล้วจะมาตอบทีหลัง ก็ปัดซ้ายแล้วตั้งเวลาให้ Inbox เตือนเราได้เลย ไว้ใช้เป็น To Do List เตือนเราได้
- บางอีเมลที่เราอยากเก็บไว้อ่านอย่างรวดเร็วในภายหลัง ก็ Pin ไว้ได้ ถ้าอยากดูเฉพาะเมลที่ Pin ก็แค่กดตรงสวิตช์ด้านบน
ได้รู้จักกับ 5 แอพเด็ด ๆ ที่ช่วยประหยัดเงิน และประหยัดเวลาของนักธุรกิจ SMEs, Startup อย่างเราไปแล้ว หวังว่าจะได้เทคนิคเด็ด ๆ เอาไปพัฒนาชีวิตของตัวเองให้ดีขึ้นนะครับ และหากอยากได้ความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับทิปเด็ด ๆ สำหรับผู้ประกอบการ สามารถแวะไปที่ Krungsri Guru ได้เลยครับ มีบทความหลายหมวดหมู่ที่น่าสนใจให้อ่านกันฟรี ๆ เลย
